文章信息  Article Info
鹿漏脫娄脡脤卤篓卤铆脧碌脥鲁
脰脨鹿煤脮镁赂庐虏脡鹿潞脥酶
卤卤戮漏脢脨虏脝脮镁戮脰
卤卤戮漏脢脨脮镁赂庐虏脡鹿潞
卤卤戮漏鲁炉脩么
卤拢脧脮鹿芦脣戮
如何做好政府采购项目档案工作
《政府采购法》第四章第四十二条明确规定:"采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存,不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。"政府采购法的出台,使政府采购活动进一步规范,如何做好政府采购项目档案工作,使它不至于滞后政府采购活动的开展,是新形势下面临的新课题,本人认为应做好以下几方面的工作:

一、提高做好政府采购项目档案工作的认识
政府采购项目档案工作是一项繁杂、细致的工作。由于工作的繁忙和档案工作的琐碎、杂乱,加上我们对档案工作的重要性缺乏足够的认识,使我们目前档案工作与其行业的工作规范和标准还存在一定的距离。为了更好的贯彻执行《政府采购法》,切实做好政府采购项目档案工作,必须充分认识到做好这项工作的重要性及意义。政府采购项目档案是反映政府采购活动过程及各项决策的真实记录,它记载着我们在政府采购项目活动中执行落实《政府采购法》各项条款的情况,记载着各地区为推行政府采购制度制定的各项规定、细则、方法、政策等,记载着在政府采购活动过程中,政府采购人员遵循公开透明原则、公平竞争原则、平等公正原则和诚实信用原则的情况。完整妥善地保存政府采购活动过程中的文件记载,不仅为政府采购的统计分析、总结经验教训、降低政府采购成本、节约财政支出、接受监督检查、处理政府采购纠纷等项工作提供客观真实的依据。还能从根本上促进了党风廉政建设,为反腐倡廉教育提供素材。此外对政府采购档案工作的重视程度也是衡量我们政府采购工作质量和管理水平的重要标志。只有充分认识做好政府采购项目档案工作的重要性,才能使这项工作得到有效的落实。

二、重视政府采购项目文件资料的收集
政府采购项目活动中的文件资料是政府采购档案的重要资源,内容完整、准确、真实的政府采购案卷是政府采购成果的历史延续和见证。因此,采购文件的形成部门应明确职责,重视文件的积累,任务落实到人,在每项采购活动期间,项目实施人要严格按照《政府采购法》的要求收集政府采购文件资料及相关的活动记录。做到政府采购活动在哪里,采购项目档案的收集跟踪在哪里,切切实实做好采购文件的原始收集工作,同时要按政府采购的方式和程序进行文件材料的形成和积累。采购项目结束后项目实施人应按要求对采购文件进行检查、整理。一是检查准备移交的采购项目档案的文件是否符合本次采购方式、采购程序的合法有效文件且都为原件;二是检查文件所使用的书写材料、纸张等是否符合档案保护要求(如已破损的文件应予修整),字迹模糊或易褪变的文件(如复写纸、热敏传真纸等)在保持原貌的前提下应予复制;三是对使用圆珠笔、纯蓝墨水钢笔等易褪色笔的采购文件在保持原貌的前提下应予复制;四是遵循采购文件的形成规律、保持文件之间的有机联系,保证档案资料的真实性、准确性、完整性。项目实施人检查、整理采购文件完毕,建立"采购文件移交目录",移交至档案管理人员立卷、归档。完整的采购档案是对政府采购项目活动过程的真实写照,如果所收集的档案资料不全、不真、不实,就可能会影响到政府采购工作的质量,就难以向人们作出具有说服力的交代。

三、规范政府采购项目档案的立卷
对收集来的采购项目文件材料,档案工作人员应逐件针对以下情况进行检查:一是同一事由的文件是否办理完毕,是否收集在一起,是否是生效文件;二是采购文件材料是否齐全完整,有无缺页少项;三是归档的采购项目文件的是否符合本次采购形成规律和特点等。在采购文件立卷、整理过程中要按有关规定执行,同时要进行条理化的分类、整理、排列、编目,使政府采购项目档案由零乱到系统,便于政府采购档案的管理和利用,并能够全面、历史地反映政府采购项目活动的全貌。保管工作中要消除各种可能损坏政府采购档案的不利因素,最大限度地延长政府采购档案载体寿命,维护政府采购档案的系统性和完整性,以发挥政府采购档案信息长远的开发与利用作用。

四、严格政府采购项目档案的管理
要做好政府采购档案工作,必须使政府采购档案管理形成制度化,目前国家和相关部门还未有相关的管理制度出台,因此在实际工作,我们可按现行的档案管理制度和行业管理要求执行。加强采购档案的标准化管理:明确归档的采购项目及范围;明确规定政府采购档案归档的要求;立卷标准按项目采购方式和程序及有关规定执行;限定采购文件归档的时间和质量要求;专人负责档案保管工作等。按照分级管理的要求,加强对政府采购档案工作的监督、检查、指导力度,切实抓好档案工作人员的业务培训工作。在具体工作中做到严格执行采购档案的移交工作,严格遵守档案的借阅和利用制度、保密制度及鉴定和销毁制度。档案工作人员要以科学的态度、实事求是的做好档案的统计和利用工作,通过调查、整理、分析,揭示政府采购档案中反映的诸现象,为规范政府采购行为、提高政府采购质量提供经验资料。

政府采购项目档案是政府采购工作中的一个重要组成部分,我们应以强烈的责任感做好政府采购项目档案资料的归档工作,实现政府采购档案管理的标准化、规范化、科学化和系统化,并以此来规范我们的政府采购行为,提升工作质量。


来源:《中国政府采购网》


版权所有 北京市朝阳财政局
Copyright © 2008 BeiJing ChaoYangCaiZheng. All Rights Reserved.